Cinquantaventi si occupa da tempo di RPA (Robotic Process Automation, o automazione robotica dei processi). Col tempo la nostra esperienza ci ha convinto che il migliore approccio alla sua introduzione è quello graduale, partendo da progetti pilota che possono costituire un quick win e consentono di familiarizzare con la tecnologia e il suo impatto, prima di buttarsi su implementazioni di larga scala. Di questo abbiamo discusso nel nostro articolo Introdurre l’RPA in Azienda.
Non di meno, è vero che la tecnologia RPA ha il potenziale per automatizzare i processi in moltissime aree.
Abbiamo perciò raccolto un mix di casi di studio ed esperienze, dirette e indirette, e li abbiamo suddivisi per aree aziendali.
La prima area che analizziamo è quella dei processi end-to-end e cross-funzionali, cioè che interessano diverse funzioni aziendali. Eccoli:
Processi end-to-end
- Quote-to-Cash
- Procure-to-pay
- Acquisizione clienti
Processi cross-funzionali
- Immissione e migrazione dati
- Aggiornamento dati
- Validazione dei dati
- Estrazione dati da PDF, documenti scansionati e altri formati
- Preparazione e diffusione di report periodici
- Generazione di mail di massa
Processi end-to-end
1. Quote-to-cash (dall’offerta all’incasso)
Ogni impresa deve vendere per sopravvivere. I problemi nelle operazioni di vendita possono portare a reclami dei clienti o ad un’obbligata riduzione dei prezzi a causa di errori di processo.
Automatizzare completamente le operazioni di vendita elimina questo tipo di errori e fornisce un servizio più rapido ai clienti. Dal momento che i processi di vendita automatizzati sono più veloci di quelli manuali, i clienti riceveranno prima le fatture e provvederanno quindi prima al pagamento, migliorando così il flusso di cassa.
Questo è uno dei processi più facilmente automatizzabili in quanto si basa principalmente su dati strutturati dell’azienda elaborati per generare le fatture da inviare ai clienti.
2. Procure-to-pay (dall’ordine di acquisto al pagamento)
Poiché il processo Procure-to-pay comporta l’estrazione dei dati di fatturazione e pagamento da più sistemi come l’ERP interno, banche, fornitori, CRM, società logistiche, e dato che non tutti questi sistemi forniscono metodi di facile integrazione, è sempre necessaria una rielaborazione manuale. La RPA può intervenire in queste lacune di integrazione. Dal momento che lavora sul front-end può fornire un modo semplice per automatizzare le integrazioni.
Con un processo completamente automatizzato è possibile garantire una migliore integrazione dei dati ed avere un riferimento univoco.
Nell’ambito di questo processo, ad esempio, Cinquantaventi ha collaborato ad un progetto che integra il gestionale aziendale con il sistema di posta elettronica per la gestione dei problemi di conformità degli ordini di acquisto: monitorando il gestionale il bot intercetta l’azione di inserimento di ogni ordine d’acquisto, ne analizza i parametri e individua quelli critici e, quando riscontra difformità dalle regole di business stabilite, dirama avvisi ai referenti individuati come responsabili.
Ecco un altro caso di studio sul ciclo della fatturazione passiva, che è una delle attività più importanti del processo Procure-to-Pay.
3. Ricerca clienti
La maggior parte delle aziende B2C ha un processo codificato per l’acquisizione dei clienti, che è fondamentale per ridurre gli sprechi e far sì che i clienti comincino a utilizzare il prodotto. Anche nelle aziende dove i processi sono perlopiù cartacei o si utilizzano sistemi informatici obsoleti, i sistemi di OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) e l’automazione cognitiva possono contribuire a digitalizzare e automatizzare la maggior parte delle azioni di acquisizione migliorando notevolmente l’esperienza del cliente.
Il caso di studio di Workfusion spiega come è stato raggiunto il tempo record – da 20 giorni a 5 minuti – nel più grande processo di acquisizione clienti del settore bancario.
Processi comuni a diverse funzioni aziendali
Abbiamo visto come la RPA può essere utilizzata in processi end-to-end, ma ci sono altri ambiti in cui la RPA può essere sfruttata. Ecco di seguito altri esempi di aree in cui è stata utilizzata la RPA:
4. Migrazione e immissione dei dati
I sistemi informatici obsoleti svolgono ancora funzioni centrali presso alcune aziende. Ad esempio sistemi di fatturazione obsoleti si interfacciano con altri sistemi senza essere in grado di dialogare automaticamente ed estrarre dati grazie alle APIs. In questi casi, i dipendenti migrano manualmente i dati utilizzando formati come il CSV.
La RPA può sostituire tale lavoro manuale e prevenire potenziali errori di trascrizione. Inoltre, il mantenimento aggiornato dei dati consente una migliore e più completa analisi degli stessi al servizio delle decisioni aziendali. Viviamo in un’epoca in cui il marketing ha oltre 8mila applicazioni tra cui scegliere. L’RPA può aiutare a integrare le diverse fonti e consentire analisi più complete.
5. Aggiornamento dei dati
La maggior parte dei reparti, quali per esempio le Risorse Umane, il Servizio Clienti o il Marketing, necessitano di dati costantemente e regolarmente aggiornati. Impostare dei bot per l’aggiornamento automatico dei dati più rilevanti, provenienti da moduli o da e-mail, può garantire che i reparti possano accedere a dati sempre aggiornati e corretti.
6. Validazione dei dati
La maggior parte dei controlli di convalida di inserimento dei dati può essere incorporata nei database. Tuttavia per il controllo generale dei dati, inteso come attività di controllo incrociato dei dati con i dati disponibili pubblicamente, l’automazione RPA è più efficace di altri strumenti.
7. Estrazione di dati da PDF, documenti scansionati e altri formati
Scannerizzazione automatizzata dei dati a schermo, riconoscimento ottico dei caratteri e tecnologie di individuazione di pattern di base sono alcune tecnologie che consentono alla RPA l’estrazione dei dati da quasi tutti i formati, riducendo così la necessità di digitare i dati manualmente.
Anche qui Cinquantaventi ha al suo attivo l’automazione di un processo basato sulla raccolta e l’integrazione di alcuni dati da 3 piattaforme diverse. Il processo robotico parte dalle richieste registrate nel sistema CRM, rileva una quantità di dati accessori dagli allegati PDF presenti nelle richieste e confronta il tutto con i dati di una piattaforma di geolocalizzazione. Il risultato della raccolta e del confronto dei dati permette di controllare la fattibilità delle richieste per farle proseguire secondo processi standardizzati piuttosto che con gestione manuale.
8. Preparazione e diffusione di report periodici
Ogni azienda prevede che i manager e i vari team siano informati regolarmente attraverso diversi report. Preparare i report e inviarli ogni settimana o mese non è un lavoro complicato, ma è ripetitivo e richiede comunque tempo. Le soluzioni RPA possono generare facilmente report, analizzare i contenuti e in base ad essi, inviarli via e-mail ai destinatari corretti.
Ad esempio, il rapporto di un operatore di telecomunicazioni che mostra aree con problemi di connettività è inviato a diversi destinatari in base alla gravità. Il CTO (Chief Technology Officer) dovrebbe essere in copia negli invii di report con criticità e il responsabile di rete dovrebbe essere in copia nell’invio di report con problemi importanti. I bot RPA possono analizzare i contenuti e modificare i destinatari secondo i criteri forniti (analogamente a quanto abbiamo già spiegato parlando di processo purchase to pay)
9. Generazione di email di massa
Le email di massa che si basano su insiemi di dati provenienti da più sistemi sono complicate da inviare manualmente. Soprattutto se queste vengono inviate frequentemente, è bene valutare la possibilità di automatizzare il processo.
Conclusioni
L’ambito di applicazione dell’RPA è vastissimo e il potenziale della tecnologia è tanto più grande quanto maggiore è il numero di sistemi strategici obsoleti e privi di integrazioni native presenti in azienda.
Se uno o più casi d’uso tra quelli listati sono di vostro interesse contattateci qui: sarà un piacere discuterne insieme.
